Ketika Deadline Kelewat... Lagi

Pernah ada dalam situasi dimana tenggat terlewat, klien kecewa, sementara anda dan klien memiliki kontribusi atas keterlambatan proyek? Bahkan kontribusi klien lebih besar dalam mengakibatkan keterlambatan?

Sebenarnya ini adalah situasi yang umum terjadi. Anda tentu saja frustasi, tapi tentu saja anda tidak boleh kehilangan kontrol atas situasi yang terjadi. Berikut langkah yang bisa anda lakukan.

Optimalkan Kick Off Meeting

Maksimalkan waktu selama kick off meeting untuk memastikan ekspektasi deliverables dari kedua belah pihak. Pastikan sejelas mungkin lingkup pekerjaan yang harus anda lakukan.

Dengan asumsi yang sudah ditetapkan di awal, anda memiliki peluang lebih besar untuk menepatinya.

Dokumentasikan setiap detail yang berlangsung selama meeting, termasuk asumsi, tugas dan tanggung jawab, dan tandatangani dokumen tersebut bersama-sama dengan klien. Lebih bagus lagi jika ditambahkan ke dalam dokumen statement of work.

Pastikan klausa tambahan jika memungkinkan untuk ditambahkan dalam kontrak, jika terjadi keterlambatan yang disebabkan oleh klien, dan bagaimana eskalasinya.

Menyiapkan Contingency Plan

Buat kontingensi, terutama hal-hal yang umumnya menjadi sebab keterlambatan. Misalnya terkait content dan knowledge yang harus disediakan oleh klien.

Pastikan bisa dideliver oleh klien lebih awal, meskipun anda belum membutuhkannya, bahkan dalam beberapa minggu ke depan.

Tentu saja anda harus tetap realistis. Seringkali orang membuat komitmen saat meeting, namun tidak merealisasikannya ketika proyek berjalan. Masukkan realitas ini ke dalam hitungan anda.

Ingatkan Tanggung Jawab Klien

Jika klien luput dalam memenuhi komitmen mereka, ingatkan saja secara sopan tentang pentingnya mereka memenuhi komitmen tersebut dan impactnya kepada deadline.

Sampaikan report dengan jelas dan spesifik. Cantumkan resiko jika klien tidak memenuhi komitmennya, antara lain:

• Kehilangan resource project karena ikut ke project lain
• Delay
• Penambahan cost
• Dispute

Tetap Buka Saluran Komunikasi

Tetaplah responsif dan komunikatif dalam situasi yang tidak bersahabat, terutama ketika mendekati deadline, bahkan ketika deadline terlewati.

Lakukan komunikasi lebih intensif ketika situasi mulai tidak kondusif. Dokumentasikan setiap komunkasi, entah itu via telepon, email dan instant messenger. Jadikan referensi pada komunikasi berikutnya.

Sensitif Terhadap Peluang Munculnya Problem

Terkadang delay tidak disebabkan secara langsung oleh orang yang terlibat dalam proyek, tetapi oleh tekanan yang diberikan atasan mereka pada project lain yang dianggap lebih prioritas. pastikan anda bisa melakukan eskalasi yang dibutuhkan.

Jangan biarkan tim anda tidak mengerjakan apapun selama proyek berlangsung karena kegagalan klien memenuhi tugasnya.

Cek Perilaku Anda dan Tim

Lakukan introspeksi atas faktor-faktor penyebab delay yang datang dari anda dan tim. Apakah tim anda memiliki masalah komunikasi? Masalah komitmen?

Sangat jarang delay terjadi 100% karena kesalahan klien, atau 100% karena kesalahan vendor. Umumnya ada kontribusi dari kedua belah pihak.

Jika Semuanya Tidak Berjalan Sesuai Rencana

Pastikan anda memahami dan menyusun kontrak dengan baik, dan mempersiapkan antisipasi jika terjadi dispute. Gunakan skill negosiasi dan jelaskan dengan ciamik.

Jika anda telah mengeluarkan semua yang terbaik namun situasi tidak membaik, mungkin saatnya anda mencari klien yang lain.