Ini Alasan Mengapa 99% Proyek Delay, dan Bagaimana Menjadi 1% yang On Schedule

Mungkin anda meyakini hanya 60% proyek tidak selesai sesuai jadwal dan budget. Realitasnya mungkin lebih bikin kaget: 99% proyek tidak selesai sesuai jadwal, dan budgetpun membengkak. Bagaimana hal seperti ini bisa terjadi? Baca terus untuk tahu sebabnya dan bagaimana mengakalinya.

Berikut tujuh alasan yang bikin proyek telat dan bikin profit merana.

[1] Menyetujui deadline tanpa melakukan due diligence

Menyepakati tenggat tanpa melakukan due diligence adalah penyebab proyek molor yang paling sering terjadi. Tidak melakukan mitigasi risiko dan ketidakpastian, sering dilakukan oleh orang yang terlalu optimistik. Menandatangani kontrak padahal secara intuitif saja mungkin ada merasa bakal kesulitan menyelesaikannya tepat waktu. Namun rasa optimis yang overdosis dan tantangan dari klien membuat anda mengambil risiko dan menandatangani kontrak. Urusan risiko belakangan deh.

[2] Tekanan dari pelanggan

Klien memberikan tekanan dan sedikit drama, membuat anda mengabaikan proses normal dari project management.

Jangan biarkan klien memberikan tekanan besar dan memaksa anda menyelesaikan proyek dalam tenggat yang tidak realistis. Jika klien tidak mau mengerti, mungkin lebih baik anda tidak menerima pekerjaan tersebut.

[3] Anda menganggap remeh effort yang dibutuhkan

Kegagalan mengkalkulasi resource yang dibutuhkan dan didedikasikan pada proyek membuat anda akan terjebak pada permainan “catch up” yang membuat anda dan tim mengalami burnout. Udah tau kan rasanya kek mana?

Jangan pernah under estimate kebutuhan resources, kalau anda gak ingin terjebak situasi chaos dan bikin hidup tambah susah.

[4] Paralel abis-abisan

Ah, ini masalah semua orang, yang terkadang terlalu optimis bisa menyelesaikan banyak proyek dalam satu periode dengan resource yang sama. Percaya deh!

[5] Klien yang pasif

Jangan biarkan anda berjalan sendiri sementara klien asik dengan agenda mereka yang lain. Pastikan semua tanggung-jawab dan komitmen yang harus diberikan klien bisa anda dapatkan lebih cepat.

Jangan menunggu sampai mereka kebakaran jenggot dan menyalahkan anda. Jadilah lebih proaktif.

[6] Tim anda gagal berkomitmen

Kegagalan untuk memastikan tim berkomitmen, berarti anda membiarkan proyek gagal atau telat dengan sengaja. Kegagalan dalam memilih anggota tim, apalagi yang statusnya part time atau subkon, memperbesar risiko kegagalan.

Subkon dan partner part time baru, meningkatkan risiko dua kali lipat untuk gagal. Hampir semua subkon dan part-timer memberikan best-scenario dan under estimate beban pekerjaan yang anda berikan.

Pastikan anda bisa memegang komitmen, periksa betul anggota tim anda, terutama habit mereka dalam memegang komitmen. Jangan main-main deh kalo pake resource dari luar (subkon) atau part-timer.

[7] Tidak memiliki kerangka dan metodologi

Untuk menekan biaya, atau karena anda memiliki keterbatasan mengakses resource yang capable, anda cenderung merekrut sembarangan dan membentuk tim amatiran dan minim pengalaman, tidak memiliki proses baku dan metodologi, cuma modal nekat dan optimisme semu.

Hal ini 100% akan bikin proyek telat bahkan gagal. Carilah resource yang memiliki kerangka kerja dan metodologi yang ajeg dan memenuhi kriteria. Mahal dikit gapapa daripada mau ngirit malah ngorot.

Itulah tujuh alasan utama yang bikin proyek anda problematic dan bikin headache.

gimana supaya anda tidak terjeblos ke lubang yang sama berkali-kali? Ini caranya.

1. Tentukan ekspektasi bersama-sama dengan klien, dan pastikan tercantum dalam kontrak dan project plan dengan detail dan jelas.
2. Tingkatkan kualitas account management dan expectation management. Bayar Project Manager yang berpengalaman, mahal dikit gak apa.
3. Susun milestone dengan jelas dan cantumkan dalam kontrak.
4. Jangan malu bertanya, dan bertanyalah dengan pertanyaan yang berkualitas. Jangan terlalu banyak asumsi. Lakukan klarifikasi sesering dan seawal mungkin.
5. Fokus, jangan palugada.
6. Bangun tim dengan DNA terbiasa mendeliver pekerjaan berkualitas.